La suite ofimática de Google es una de las herramientas más utilizadas en las empresas. Permite trabajar con todo tipo de documentos, compartirlos en grupo y lo mejor de todo sin pagar nada. Google está en continua evolución de sus herramientas, ahora le ha tocado a Google Docs, ha desarrollado una nueva funcionalidad que nos hace el trabajo más fácil.

Google Docs para crear documentos online

Si eres usuario habitual de Google Docs, habrás visto que es una aplicación similar a Microsoft Office, permitiendo crear, almacenar y compartir documentos de texto. Una de las diferencias, es que en Google Docs se puede trabajar simultáneamente con otros usuarios en tiempo real, pudiendo acceder al mismo tiempo para editar documentos sin necesidad de guardar el documento y enviarlo.

Beneficios de Google Docs en las empresas

Google Docs permite a las empresas una forma de trabajo más descentralizada y colaborativa beneficiando el rendimiento de las personas. Las siguientes características de Google Docs facilita el desarrollo del trabajo colaborativo:

• No requiere de instalación de software.
• Agrupa todas las herramientas de edición de contenido, procesador de texto, hojas de cálculo y presentaciones.
• Se guarda automáticamente y se puede acceder al historial de cambios para volver a la versión anterior del documento.
• Facilita el trabajo a los usuarios, puesto que los documentos se almacenan en la nube, pudiendo acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Compatibilidad con otros formatos, permite exportar, guardar y descargar el documento en otros formatos como pdf, docx, html, odt y rtf.
• Variedad de permisos para los usuarios. El creador del documento puede otorgar un permiso diferente a cada usuario, edición o solo visibilidad del documento.
• Servicio de chat; Google Docs dispone de un chat dentro del documento para poder interactuar con el resto de participantes.

Nueva función de Google Docs

Google está en continuo desarrollo de sus herramientas para facilitarnos la vida. Recientemente han incluido un nuevo menú universal que nos permite ver una lista de archivos, personas, reuniones, fechas y otros elementos de contenido y formatos para insertar en tu documento.
Para acceder al menú universal tan solo hay que introducir arroba @ en el texto del documento, automáticamente aparece una lista de usuarios, plantillas, fechas, eventos de calendario y grupos que puedes añadir a tu documento.
Este menú nos da la opción de aplicar plantillas al documento, insertar enlaces con vista previa a otros archivos de Google Drive, así como añadir eventos al calendario o citar a los contactos que interese.

Próximamente, la nueva opción que Google quiere introducir en Google Docs es la posibilidad de añadir imágenes, caracteres especiales y muchos más formatos y elementos de contenido.

Ahora que sabes la nueva opción de Google Docs, ¡no dudes en utilizarlo!